「年賀状の整理」は段取り&来年への申し送りでスムーズに！

年始に届く年賀状。メールやSNSなどの普及により減少傾向ではありますが、まだまだ整理が必要な書類の１つです。

みなさんのご家庭ではどのように年賀状整理をしていますか。整理方法が定まっていない方は、これを機に保管期間や保管方法を考えてみましょう。どう整理するかが決まれば、スムーズに作業に取りかかることができますよ。

年末に行う年賀状の準備は少し大変ですが、友人から届く年賀状を見ていると、その大変さも忘れてしまいますよね。そして年賀状を受け取った後に待っているのは、その整理作業。

さらに、「整理作業」と同時にやっておきたいのが「来年の自分への申し送り」です。まずは整理の仕方についてお伝えします。

まず作業に入る前に決めておきたいこと、それは「何年分を保管するか」です。

ご家庭の収納スペースの事情によっても、どの程度保管するか異なりますが、「我が家は３年分保管する」「この引き出しに入る１年分だけ保管する」など、保管したい年数とスペースとの兼ね合いを考えて決めていきましょう。ちなみに筆者宅では、年賀状を保管するスペースがあまり大きくないため１年分だけを保管しています。

ただ、保管年数を決めても「この年賀状はなかなか処分できない」「これは毎年眺めたい」というものがあるかもしれません。そういった年賀状は「永久保存版」という括りで残しておくのも良いでしょう。

我が家も１年分は全て残していますが、それ以外に「イラストが手描きで可愛い」とか「今は海外に暮らす友人が日本にいたときにくれた年賀状」などを永久保存版として数枚とっています。筆者の場合「永久保存版」にする基準は「来年も（その年賀状を）眺めたいかどうか」です。

何年分を保管するのかを決めたら、次はその年賀状を「家のどこに保管するか」を決めましょう。場所が決まったら家族にも周知します。

筆者の場合は、子どもの学校関連の書類や、金融書類を入れてある場所に保管しています。そして、年度途中で受け取る引っ越しの連絡や喪中ハガキが来た際は、すぐに訂正することができるよう、対応しやすい場所に保管しておくと良いですね。

年賀状をケースに入れて保管する場合は、100円ショップなどで売られている「年賀状保管ケース」などでも良いですし、ジッパー付きのビニール袋も良いでしょう。

インターネットで「年賀状　収納ケース」や「はがき　保管　収納」などのキーワードで検索すると、さまざまな事務用品がヒットします。自分好みのケースを使用すると整理のモチベーションも上がるかもしれません。

年賀状をケースに入れずに保管する方法もあります。それは、年賀状をまとめてガムテープ製本をしたり、輪ゴムでひとまとめにする方法です。筆者の場合は輪ゴムでまとめる方法です。ゴムを二重にしておけばバラバラと落ちてくることもなく、ケースよりも省スペースで収納できます。

そして、ケースに入れる入れないに限らずやっておきたいのが「あ〜わ行別」に並べておくことです。次年の年賀状準備も格段に楽になりますし、引っ越しの通知などが届いた際にもスムーズに対応することができます。

年賀状は、個人情報がたくさん詰まっている書類です。そのため処分する際も個人情報に配慮した方法を考えておきましょう。１年分だけを処分する、数十枚分を処分するだけなら、個人情報部分を黒く塗りつぶしたり切り取ったりしてから処分しましょう。

おすすめなのが、個人情報保護スタンプです。スタンプタイプとローラータイプがあり、個人的には、ローラータイプが滑りも良く使いやすいと感じています。

大量の年賀状があり処分に困っている、書類と年賀状を一気に処分したい、シュレッダーにかけるのは面倒。そんな方におすすめなのが「書類の溶解サービス」です。

処分したい書類を段ボールに詰めて溶解処分してもらうので、自分で処分するより時間と手間を省くことができます。処分された書類は再生紙などにリサイクルされて、環境への負担も少ない利点もあります。

郵便局のサービスは、送られてきた専用キットに自分で詰めて郵便局に持ち込む必要があります。はがき約2500枚分で税込2,880円です。（2021.12.23時点の価格。今後価格変動の可能性があります）

ヤマト運輸の溶解サービスは、段ボール1箱（A4：5,000枚）税込2,079円から全国どこでも回収してもらえます。（2021.12.23時点の価格）

ここ数年、筆者が受け取る年賀状の中でも「年賀状のやりとりは今年をもって終了とさせていただきます」という文言を目にする機会が増えてきました。紙での年賀状をやめて、メールなどでやりとりする方も増えています。

「来年度不要」という申し出があった方に送ってしまうことを避けるためにも、年賀状整理のタイミングで赤字で書き込みをしておくと良いでしょう。

年賀状の印刷をどの業者に頼んだか、また何枚注文し準備をしたのかを記録しておくと、来年の準備の取り掛かりがスムーズです。年賀状が余った場合は、何枚注文して何枚余ったのかを記入しておくと、来年余分な注文をせずにすむでしょう。

毎年確認して送っていても、記入ミスや住所変更がうまくなされていないため「住所違い」で返送されることがあります。返送されてきた人の氏名だけでも記録しておくと、同じ間違いを起こさずにすみます。

年賀状は毎年のことながら、整理が進まないのは「我が家の整理方法」が定まっていないからかもしれません。保管年数や保管場所、保管方法を一度決めてしまうと、毎年の整理も楽になります。今回の記事を参考に年賀状整理を実践してみてくださいね。

■門傳奈々（もんでん・なな）

ライフオーガナイザー（R）、メンタルオーガナイザー（R）、シニア生活環境オーガナイザー、整理収納アドバイザー１級。東京都在住。夫と子ども３人の５人家族。
結婚を機に国内外の引越しを経験する。その中で「暮らしを整えること」が人生において大切な軸になると感じ、2017年にライフオーガナイザー１級を取得。誰でも簡単にできる片づけの方法を伝えるため、講座の開催や整理収納に関する記事の執筆、個人宅を訪問しての片づけ作業を行っている。