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2020.07.20

オンライン会議のマナーどれだけ守ってますか|今は許されても「マイナス評価」に繋がるかも

東洋経済オンライン

オンラインだからといって手を抜かず、お互いが気持ちよくやり取りができるよう配慮が必要です(写真:kouta/PIXTA)

参照元:https://toyokeizai.net/articles/-/362637?utm_source=deschl&utm_medium=http&utm_campaign=link_back&utm_content=article

オンラインだからといって手を抜かず、お互いが気持ちよくやり取りができるよう配慮が必要です(写真:kouta/PIXTA)

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャⓇ」の大野萌子です。

仕事もプライベートもオンラインを使うようになり、今までとは違った関わり方が必要となってきました。最初はやらざるをえなくて始めたことでも慣れてくるとよさもわかってきて、汎用性も広がり、より快適な関わり方ができるようになってきた反面、気をつけなければいけないことも出てきました。

「時間・服装・環境」オンラインでの3つのマナー

ニューノーマルが確立されつつある今、関わり方を構築中の方々へ、オンラインコミュニケーションのマナーについてお伝えしていきたいと思います。

時間マナー

時間厳守はビジネスにおいて重要なこと。相手先に出かけていくとなると、迷わないよう場所をあらかじめ調べたり、交通遅延を考慮したり、受付にかかる時間を想定したりなど、時間に余裕をもって準備されることと思います。



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しかし、家にいると気持ちが緩んでしまい、時間ギリギリまでほかのことをやってしまうことはないでしょうか。まだ時間があるので、この作業をやってしまおうなどとしているうちに、うっかり約束の時間が過ぎてしまったなどの失敗はよく聞くところです。

さらに、移動がない分、アポとアポの間の時間を詰めてしまっていることも多いので、慌ててしまうことも。会議や打ち合わせなどのスケジュール管理として、音の出るタイマーをかけるなどの方策が必要です。

また、Zoomをはじめ、Microsoft TeamsやWebExなど、多様なツールが使用されています。客先のニーズに合わせると、それぞれのツールを使いこなさなければなりませんし、場合によっては、2段階の認証やパスワードなど入れることで、アクセスに思いのほか手間取ることもあります。そして、いざ入ろうとしたときに、パスワードがわからないなどといったことが起きると、思わぬ時間を取られます。

会議などの場合はほかの参加者を待たせることにもなり、印象が悪くなるほか、なによりも気持ちが焦ることで、仕事に支障を及ぼします。オンラインだからすぐにアクセスできると思わず、ある程度、事前に準備を行い、スタンバイしましょう。また、日ごろからアクセス情報をすぐに探せるように管理しておくことが大切です。

服装マナー

TPOという言葉をご存じかと思います。例えば、なかなか予約の取れないおしゃれなレストランに食事に行くときと、近所のコンビニにちょっと買い物に出かけるのとでは、着ていくものが違うと思います。そのように、時と場合、会う相手によっても当然のことながら私たちは身なりの整え方を変えています。

しかし、家にいるときは、人が訪ねてこない限り、部屋着やパジャマで過ごす人も多いのではないでしょうか。リラックスできるという観点から着心地のよさや締めつけ感がないなど、感覚を主とした観点で着るものを選んでいると思います。

しかし、その空間で仕事をしなければならないとなると話は違ってきます。家が職場になりますから、相応の服装をする必要があるのです。もちろん仕事内容にもよるとは思いますが、人の印象は、視覚要素が大半を占めます。好印象を与えるにはそれなりの服装をすることが求められます。

スーツの上着やジャケットを着るほどではなくても、丸首より襟のついたシャツを着るだけで印象は大きく変わります。Tシャツよりも襟付きポロシャツのほうがきちんと見えるのです(ちなみに筆者は、Tシャツ地のような薄くて伸びる素材でできたジャケットを最近愛用しています)。

PCのカメラ越しでは素材感までは伝わらないと思うので、着やすさを重視しながらも形に少し気を配っていただければと思います。

また、いくら家にいるからといって、ぼさぼさの髪もいただけません。
オンラインでも対面しているという意識をもって相手への配慮ができたらと思います。女性の場合は、フルメイクをしなくても、例えば、眉を描くことではっきりした印象にしたり、口紅を塗ることで顔色をよく見せるなど、ポイントを押さえるだけでも、きちんと感がアップすると思います。

着替えたり、メイクしたりという行動を起こすことで、気持ちの切り替えにもなり、仕事に対するモチベーションにも好影響を及ぼします。

気持ちよくやり取りができる心配りを

環境マナー

自宅での生活音、オフィスでの他の社員のやり取りなど、どちらかが静かな環境にいるほど、周囲の音が意外と大きく響きます。静かな場所でない場合は、自分が話すとき以外は、マイクをミュートにするなどの配慮ができるといいですね。

専用のマイクやヘッドフォンを使う方も増えてはいますが、まだまだばらつきがあるように思います。一時期品薄でもあったので、仕方がない部分もありますが、PC内臓マイクだとやはりどうしても声が聞き取りづらかったり、一部が消えてしまいがちです。指摘したり、聞きなおせる相手だといいのですが、こちらから言いづらいこともあります。

マイクを使用している方とそうでない方が混在しているミーティングなどの場合は、明らかにマイクを使っている人の声が聞き取りやすいのは、皆さまも経験があるのではと思います。相手に対してのマナーとしては、明瞭にこちらの意向が伝わるよう、最小限のツールは準備したいところです。

また、画面が暗すぎるのも問題です。逆光でほとんど表情が見えないということがないよう、位置を検討する、もしくはライトを使うなどの配慮も必要です。顔が半分しか映ってないような方も多いので、しっかりと全体が映り込む位置に調整をしましょう。

細かいことではありますが、今はまだ許されても、そのうちにマイナス評価につながってしまう可能性は十分にあります。オンラインだからといって手を抜かず、相手を尊重しお互いが気持ちよくやり取りができる心配りができるといいですね。

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大野 萌子:日本メンタルアップ支援機構 代表理事

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