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2021.09.11

種類別に分けることから始めよう!面倒な「書類整理」の3ステップとコツを紹介

kencom公式:ライフオーガナイザー® ・門傳奈々

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片づけの現場として伺うお客さま宅のお悩みは多種多様ですが、中でも「書類が片づけられない」「気がついたら書類が山のように溜まってしまう」など、書類に関するお悩みを多く伺います。書類整理は「保存」と「処分」のメリハリをつけ、書類が溜まらないための仕組みづくりが大切です。今回は書類の整理のコツとポイントを紹介します。

なぜ多い?書類整理に関するお悩み

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書類整理に悩むお客さまのお話を伺っていると、片づかない理由として以下が挙げられます。

・書類を整理するタイミング、整理の仕方、整理する人が決まっていない。
・書類を処分してしまって大丈夫なのかどうか不安で処分できない。
・溜まってしまった書類の山を前にするとやる気がおきない。
・書類の保管期間が分からない。
・書類の数や種類が多い。
・大事な書類と不要な書類がひとまとめになってしまっている。

つまり、これらの原因をひとつひとつ取り除いていけば、書類は整理できる!わけですが、現実はそう簡単にはいかないですよね。

そこで、書類の片づけのステップを「1.分ける」「2.減らす」「3.収める」の3ステップで考えてみましょう。まずは、ステップ1の書類を種類別に分けることから始めてみましょう!

ステップ1「分ける」ことから始めよう

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書類といっても家の中にある書類は、種類も保管期間も重要度も様々です。それらの書類を整理するには、まず家の中の書類を種類ごとに「分けてみる」ことが大切です。種類としては大まかに以下のように分類できます。

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代表的なものだけでもこれだけたくさんの種類の書類が家の中に存在しています。これらはあくまで紙ベースなので、デジタルのものを含めるとこれ以上の情報に囲まれて私たちは暮らしているのです。

この情報の波をそのまま受け入れてしまっては、家の中の書類が溢れかえってしまうのは当たり前ですね。次のステップ「減らす」ことを考えると同時に「家の中に書類が入らないようにする」ことも一緒に考えてみましょう。

仕組みができれば、書類の整理が滞ることは減っていきます。

ステップ2、分けたあとは「減らす」ことを考えて

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続いて、書類の減らし方や保管方法について考えていきましょう。上のカテゴリーごとに「処分するもの」「保管するもの」に分けて書類の減らし方を考えます。

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書類管理のコツは「情報の取り出しやすさ」を意識することです。「見たい書類(情報)が見たい時にさっと取り出せるようにすること」を意識して整理することが大切です。

最近はインターネットの発達により、紙ベースで保存しておかなくてはいけない書類は減ってきています。「インターネットで閲覧できる書類は処分」など、ルールを定めると書類が減らしやすくなります。

書類を増やさないためにできること

1.ダイレクトメールをストップする

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毎日何かしらの情報が届くダイレクトメール。我が家でも不要なダイレクトメールは受け取らないように気をつけているものの、先日数えてみたところ、3日で13通ものダイレクトメールが届いていました。

これを処分するには、宛名などの個人情報を消す手間がかかります。

不要なダイレクトメールは、発送元のコールセンターなどに連絡して発送を止めてもらうことができます。電話をするのは少し面倒ですが、処分にかかる時間のほうが無駄な時間といえるでしょう。

2.不要な書類は玄関で処理する流れを作る

個人情報を消せるスタンプ。マグネットをつけて玄関の扉に貼っておけば、すぐに宛名を消すことができます。

個人情報を消せるスタンプ。マグネットをつけて玄関の扉に貼っておけば、すぐに宛名を消すことができます。

靴箱の下に置いている「不要DM用ゴミ袋」。ダイレクトメールなど家の中に持ち込まないようにしています。

靴箱の下に置いている「不要DM用ゴミ袋」。ダイレクトメールなど家の中に持ち込まないようにしています。

不要な書類を受け取ったら、家の中に持ち込む前に玄関で処分する流れを作りましょう。

我が家では、玄関に不要書類用のゴミ袋(紙製の買い物袋を利用)と個人情報を消すスタンプを置いています。不要なチラシはそのままゴミ袋に入れ、ダイレクトメールは個人情報をスタンプで消してからゴミ袋にポイッ!あとはこのゴミ袋がいっぱいになったら、そのまま燃えるゴミの袋に入れて捨てるだけです。

3.あとでやろうという気持ちは持たない

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書類整理は「あとでまとめて整理しよう」としても、その「あとで」がなかなか来ないものです。自分の性格上、「あとで」やろうと思ったダイエットや書類整理はうまくいった試しがありません(苦笑)。

「あとでやろう」と思った時は、「今やろう」に気持ちを転換するように意識してみましょう。

最後のステップ「収める」は枠と使用頻度を基準に

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手元に残すと決めた書類は、何かしら情報として必要か残したいという気持ち(感情)が絡んでいることが多くあります。それらの書類を収めるには、「取り出したいときに取り出せる」ようにすることが大切です。

まずは「枠」を決めましょう。これは「ここに収まる分だけ」という意識を持つことです。残したい!という気持ちだけでは、残す量まで決められず、あれもこれもとなりがちです。枠の大きさは、家の広さや自分の気持ちと相談しながら決めましょう。

枠が決まったら、毎日、毎週、毎月と確認する頻度別にまとめることが大切です。点在させてしまうと、その書類の総量が把握できず、また増え続けてしまう可能性があるからです。

続いて収納場所は、生活スペースの延長上に収納するのがおすすめです。

例えば、重要度が高く使用頻度が低い書類は、納戸や寝室、クローゼット内など多少取り出しにくい場所に収納しても良いでしょう。ただし、取り出しにくい場所に収納してしまうと「見えない=忘れる」という状態になりやすいので注意が必要です。

家族と「この書類はここに収納している」など情報を共有しておくのもおすすめです。

書類整理の頻度やタイミングは?

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ここで、我が家の事例を紹介します。書類を整理するタイミングごとに紹介しますので、参考にしてみてください。

<毎日〜2、3週間おきに整理するもの>
レシート類、ダイレクトメール

<1ヶ月ごとに整理するもの>
レシート、子どもの学校の毎月のお便り

<6ヶ月ごとに整理するもの>
子どもの作品、クレジットカードの明細、各種払込書の控

<1年ごとに整理するもの>
病院の領収書、税金関係書類、年賀状、子どものノート、ドリル類、料理やお菓子のレシピ

書類整理は、情報を活用するためと考えて

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「情報は知識ではない」これはアインシュタインの言葉です。情報がたくさん手元にあると安心しますが、書類などの情報は活用しないと意味がないものなのです。

つまり、書類を溜め込んでもその書類(情報)を活かしきれていないと持っている意味はありません。「分ける」「減らす」「収める」のポイントを押さえつつ、「この書類は活かせる」と思うものだけを手元に残してみましょう。

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著者プロフィール

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■門傳奈々(もんでん・なな)

ライフオーガナイザー®、メンタルオーガナイザー®︎、整理収納アドバイザー1級。夫と3人の子どもがいる5人家族。夫の転勤に伴い、中東、インドなどで海外生活を送った後、日本に帰国。「片づけが苦手」だった自分の経験を生かし、だれでも簡単に整理できる収納方法を提案するため、個人宅を訪問しお片づけのお手伝いをしたり、お片づけ講座、お片づけお悩みシェア会などを開催。

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